会議の有効活用 無駄に会議してませんか？

みなさんこんにちは、fivecards略してＦＣです

今日は「会議の有効活用」について記事にしたいと思います

 　ー目次ー

会議の趣旨

みなさん会議って何のためにすると思いますか？

・週１回みんなと顔を合わせてお互いの意見交換

・問題をそれぞれが持ち寄ってディスカッションする

・先月の収支報告

などなど、いろんな内容があると思います

これらのことはすべて仕事上大切なことであり

また、やっておくべきことであると思います

しかし、今回はこれらの会議で１つ心掛けたほうがいいと

思われることがあります

それは

「会議は長くて２時間以内を目安に行う」

です（休憩も入れて２時間です）

なぜ２時間なのか？

みなさんが疑問に思うことだと思います

人間の集中力は大体１時間くらいです

学校の授業が５０分～９０分くらい

仕事の会議だと９０分～１２０分くらい

もちろん自分の興味がある内容だったらどれだけでも

集中して行けるかもしれませんが、世の中そんな授業や会議

ばかりではありません

実際に私も会議に出ていますが、２時間以上の会議のほとんどは

• 聞いていない
• 居眠りをしている
• 会議と関係ないことをしている
• 携帯をいじっている

これらの行動をとっている人を見かけます

内容が薄い場合はこれらのことを早い段階から

見られることもしばしば・・

 会議の時間は短いほうがいい？

では、会議は短いほうがいいのでは？

 そうなってしまうと、今度は会議をしている意味が

なくなってしまいます

場合によってはＴＶチャットか会議自体を無しにして

資料配布だけで終わっちゃう事になりかねません

時間配分はしっかりやっておく事をオススメします

会議の有効活用

その上で、会議の有効活用とはいったい何でしょうか

会議を開く、いわゆる主催者側の観点から説明していきます

まず、主催者側は

「飽きさせない」

「なるべく参加しているという意識をもたせる」

「途中で話し合いの場を作る」

このことを意識する必要があると思います

とくに「飽きさせない」は、会議に来てくれてるのに

価値のない会議と判断した瞬間からこのような行動になります

希薄な内容では会議自体が無意味ですから

私が主催する場合は途中で話し合いの場を作ります

たとえば議題を１つ発表してそれに対して意見交換を行う

意見交換をグループでしたあとには

それぞれのグループで発表をしてもらう

もしくは会議が少人数の場合は個別に発表をしてもらう

会議に参加しているという意識を皆さんに

持ってもらうためにやります

ずっと主催者側が話をしているだけなら学校の授業と同じです

自分が学生の頃を思い浮かべてみてください

つまらない授業や興味のない授業は寝てませんでしたか？

会議もその延長線だと思ってもいいと思います

では今度は参加者側の観点で説明していきます

会議に参加する＝目的をもって参加してください

心がけることの一例として

「わからないことをまとめて会議で議題にしてみる」

「会議の目的を理解して学びに行くという心構えをもつ」

「会議のプログラムをしっかり見て

自分に価値がなさそうなら参加しない」

とくに３つ目の参加しないのは

なかなか勇気のいることだと思いますが

価値のない会議であるのならば

はっきり言って行く必要は無いと思います

時間の無駄です

少し前に私の記事で

「時間は無限にあるわけじゃない」

ということを説明しました

会議で無駄な時間をつかうのは良策ではないです

その時間でもっと価値のあることが出来るのであれば

それに時間を費やしたほうが人生が有意義になると思います

あ、ちなみに無駄な会議に出るな！という強制ではありませんよ？

また、無駄な会議に参加しないほうがいいという事を

推奨しているわけではありません

今回の題名にもあるように

「会議の有効活用」ということが前提のお話です

 まとめ

それではみなさん、参加者側は会議に行くときは

自分に自問自答して価値ある会議なのかを

自分で判断してください！

主催者側は参加者にとって学びのある会議を

意識して主催してみてください

お互いがwin-winの関係ならばそれは

有意義な会議になると思います

会議の時間もだらだらと長くしないで内容の濃い

会議を心がけてみましょう

ではまた！